Los presupuestos son planes cuantificados de ingresos y gastos. Su diferencia nos dar el beneficio o prdida esperada en cobros y pagos. Tambin nos indicar en qu momento existirn supervit o dficit de dinero efectivo en inversiones realizadas y la forma en que se han financiado.

Mediante la elaboracin de los presupuestos se intenta establecer cul ser el escenario ms verosmil de la empresa en el horizonte que contempla el plan presupuestario. A partir de la definicin de este escenario se realiza la planificacin, mediante la cual la empresa trata de proyectar el futuro que desea alcanzar, identificando los recursos que necesitar para lograrlo. De esta forma se pretende anticipar posibles dificultades que se pueden presentar, y prever estrategias para afrontarlas con el tiempo suficiente.

En la elaboracin de los presupuestos no se debe tener en cuenta solamente las tendencias que muestra la informacin histrica de la empresa y la previsible evolucin del entorno, sino las acciones a desarrollar y su cuantificacin en trminos de inversin, para alcanzar los objetivos fijados.

Durante el ejercicio, es recomendable no entrar en la revisin del presupuesto (excepto el de tesorera que debe ajustarse a la realidad permanentemente) dada la desorientacin y complejidad administrativa que ello puede suponer, a no ser que se produzcan cambios importantes y con muchos visos de permanencia a lo largo del ejercicio (ejemplo: crisis de ventas, etc.).

Con la planificacin presupuestaria, se intenta alcanzar una serie de objetivos previamente definidos (realistas, pero que se requiera un esfuerzo significativo para alcanzarlos) elaborando para ello hiptesis sobre la evolucin previsible de determinadas variables sobre las que la empresa no puede incidir y deber adaptarse (evolucin de la demanda, estrategia de competencia y proveedores, innovacin tecnolgica, etc.). El hecho de detectarse desviaciones significativas y con visos de permanencia en estas variables puede llevar a un replanteamiento general de los objetivos marcados, ya que no cabe la posibilidad de introducir acciones correctoras; por ello resulta recomendable definir varios escenarios posibles en la evolucin de estas variables (optimista, realista y pesimista), con el fin de adaptarse a los cambios que realmente se produzcan, con estrategias previamente definidas. Lgicamente, si contemplamos escenarios distintos, los objetivos tambin sern distintos para cada uno de ellos, siendo stos ms o menos ambiciosos en funcin de que el escenario sea el optimista o el pesimista.

La ventajas que ofrece el presupuesto son:

• Cuantificar los medios de que debe disponer la empresa para alcanzar los objetivos.

• Permitir el desdoblamiento por centros de responsabilidad.

• Contrastar la realidad con la previsin, ya que se detectan con rapidez a qu rea de la empresa pertenecen los desequilibrios y a la vez se facilita la aplicacin de medidas de correccin en su momento.

• Permitir anticipar las necesidades financieras de la empresa, al programar con antelacin las acciones que se deben desarrollar para cubrirlas o porque replantean los objetivos propuestos, si ya no es posible alcanzarlos con los medios de los que disponemos.

El proceso de elaboracin de presupuestos comprende tres estados contables:

Presupuesto de ventas
Es deseable que el presupuesto de ventas se desglose en cantidad de producto y precio unitario, ya que las variaciones de precios pueden crear desviaciones. Si no est desglosado no se sabr si son debidas a cambios de precio o de volumen. Surge entonces una decisin importante, Se deben considerar todos los productos con los que trabaja la empresa o slo algunos? Basndose en qu criterio se deberan seleccionar?
Existe un mtodo que permite cuantificar la importancia de los productos en el total de las ventas. Se trata de la curva ABC. Este instrumento se aplica cuando el surtido es suficientemente grande y cuando se pretenden concentrar los esfuerzos en sta o aquella rea.
Normalmente, se constata que apenas de un 15% a un 20% de los productos generan de entre el 70% y 80% de las ventas. Esto nos lleva de inmediato a concentrar la atencin en ese conjunto de productos, que forman la zona A de la curva. Por el contrario los productos que constituyen la zona C y que contribuyen insignificantemente en el volumen de ventas merecern, en consecuencia, una menor atencin. Pero las conclusiones que se extraigan tendrn que ser prudentes ya que un producto situado en la zona C, y por lo tanto con un bajo volumen de ventas puede ser importante para la estrategia comercial.

Presupuesto coste de compras
Su estimacin se realizar en funcin de la previsin establecida de unidades que se deben vender multiplicadas por su coste unitario.
Se debe considerar, adems de los gastos de compra, los gastos de almacenamiento (gasto de mantenimiento del almacn, seguros, etc.).
Del mismo modo que las ventas deben agruparse en grandes segmentos y los gastos asociados a las mismas deben seguir los mismos criterios.

Presupuesto gastos de estructura
Incluye todos los gastos de naturaleza logstica, indispensables para el funcionamiento de la empresa respecto al volumen de ventas definido. Es evidente que debe reflejar decisiones tomadas, tales como la contratacin de nuevos empleados, el alquiler de un nuevo almacn o tienda, etc.
Los principales puntos de este presupuesto son:
gastos de personal (incluida cotizacin a la Seguridad Social),
alquileres,
suministros,
servicios exteriores, etc.
Presupuesto de inversiones
Se establece con una periodicidad anual, abarcando un horizonte temporal de 3 aos. Su objeto es ver si las decisiones de inversin adoptadas para la consecucin de los objetivos fijados son compatibles con la capacidad que tiene la empresa de generar los recursos necesarios para afrontar los pagos, por lo tanto, tendr una incidencia directa en el presupuesto de tesorera.
Este presupuesto debe expresar las decisiones tomadas de mbito ms global, de medio y largo plazo. La compra de nuevos equipos informticos, la adquisicin de un traspaso, etc., son algunos de los ejemplos que deben constar en este presupuesto.

Cuenta de resultados provisional
Se obtiene mediante la integracin de todos los presupuestos anteriores, sin incluir en esta fase los ingresos o gastos financieros, pues stos se estimarn posteriormente en el presupuesto de tesorera.
La cuenta de resultados o cuenta de prdidas y ganancias se puede definir como la comparacin entre todos los ingresos y todos los gastos del ejercicio correspondiente, registrados bajo el principio contable del devengo, es decir, cuando se generan los derechos de cobro o las obligaciones de pago, independientemente de cuando se produzcan los unos o los otros.
Anticipa cul es el beneficio que se espera obtener, lo que nos permitir ver si est de acuerdo con los objetivos planteados, en caso contrario se podran volver a replantear los presupuestos de ventas, compras, promocin y gastos hasta conseguir el resultado pretendido.

Presupuesto de tesorera
Refleja la influencia de las distintas actividades previstas de la empresa en la liquidez, por lo que su realizacin ser ms o menos necesaria en la medida en que se prevean que pueden existir dificultades de liquidez.
El presupuesto de tesorera se realiza mediante la anotacin sistemtica en forma de columnas de los cobros y pagos previstos para cada periodo considerado (meses recomendablemente con periodicidad quincenal o semanal si existen serios problemas de liquidez), se utiliza como criterio de clculo exclusivo el de entradas y salidas de dinero efectivo y lquido, su propsito es detectar con la antelacin suficiente si se va a necesitar ms dinero del que proporcionan las operaciones normales de la empresa, y cunto se va a necesitar en cada momento, con el objeto de poder tener en cuenta los aspectos siguientes:

• programar las necesidades de crditos, que hay que obtener, por periodos e importes determinados,

• obtener remuneracin para los excedentes de tesorera a corto plazo.

En su forma simplificada, el presupuesto de tesorera de un periodo determinado se confecciona anotando:

Con objeto de clarificar el anlisis, los cobros y pagos se separan en funcin de su naturaleza:

• de explotacin (movimientos de tesorera directamente relacionados con la actividad propia del comercio) y

• financieros (movimientos de tesorera que tendrn como objetivo cubrir los dficits y lograr remuneracin a los supervits que proporcionan las operaciones de explotacin).

El saldo final de tesorera de cada periodo, se obtiene de la misma manera que la suma de saldos.
En su forma simplificada, el presupuesto de tesorera de un periodo determinado se confecciona anotando:

Estructura del presupuesto
Se presenta en forma matricial (de tabla), las columnas representan los periodos en los que se divide el horizonte temporal considerado del plan financiero. En las filas figuran los distintos conceptos o causas que originan movimientos de entrada o salida de dinero efectivo y lquido (de tesorera), dos filas ms hacen referencia, una de ellas al saldo inicial del periodo (que coincide con el saldo inicial del mes anterior), y la otra al saldo final del periodo (que coincidir con el saldo inicial para el mes siguiente).